Auftragsabwicklung und Dokumentations-Software

Serviceaufträge abzuwickeln und zu dokumentieren wird bei steigenden Mitarbeiterzahlen immer komplexer. Für einen Kunden entwickelten wir eine Auftragsentwicklung und Dokumentations-Software, welche passgenau auf die Prozesse abgestimmt ist. Es konnten Aufträge gestartet und durch einen vorgegebenen Prozess mit verschiedenen Stufen bearbeitet werden. jede Prozess Stufe und jeder Schritt wurden dokumentiert. E-Mails an Kunden über den Fortschritt des Auftrags können versendet werden. Auch ein abschließendes Reporting und die Versendung einer Rechnung ist möglich.

Unsere Lösung & Technologie

Gemeinsam mit dem Kunden ermittelten wir die Anforderungen für das Projekt und leiteten drei Projektstufen ab, die Schritt für Schritt umgesetzt wurden.

Das bestehende System basiert auf dem PHP-Framework Symfony.

  • Automatisierung der Auftragsverarbeiten
    Wenn neue Aufträge generiert werden, wurde bisher ein komplexer und händischer Prozess in Gang gesetzt. Anhand diverser Excel-Listen und anderer Formulare wurden die Aufträge verarbeitet. Standardvorgänge wie das Versenden einer Auftragsbestätigung oder der Rechnung waren vorher schon automatisiert worden, jedoch war der Vorgang so fehleranfällig, dass diese Option dauerhaft ausgeschaltet war. Unser Vorschlag, der den Kunden überzeugte: Prozesse möglichst weit optimieren, jedoch die letzte Entscheidung immer von Menschenhand auslösen lassen.
  • Langzeiterfolgskontrolle
    Bei vielen Prozessen analysiert der Kunde regelmäßig den Workflow. In einem gemeinsamen Workshop erarbeiteten wir gemeinsam, wie Technologie dabei unterstützen kann. Ein Beispiel ist hier das Nutzen verschiedener Marketing-Funnel. Keywörter werden im Hinblick auf deren Ausspielung bei Google Ads automatisch analysiert. So kann der Kunde bei der Optimierung der Werbung immer auf Live-Daten zurückgreifen.
  • Selbstlernendes System
    Der letzte Schritt zur Automatisierung war der Ausbau der Software als selbstlernendes System. Mit Augenmaß und auf Basis der Stufen 1 und 2 und den Learnings konnte diese gewinnbringend umgesetz werden.